【オフィス片付け】書庫①

職場の片付け

1年前、来年の年末には片付けますよ!と宣告(笑)していた書庫。
職場全体でペーパーレス化に取り組むという絶好のタイミングと重なりました。

書庫も各部整理して、スペースを減らし、休憩&打ち合わせスペースができることになったのです。
年明けには終わらせなければならないので、年末のうちにやってしまうことに。

片付ける前はこの状態。
これでも私が働き始めた時よりはずいぶん片付いています。

奥に写っているダンボールは同じ部だけど違う仕事をしている人たちが・・・
これ、ほんと捨てたい(TT)

会社の場合、家庭とはモノが違いますが、やり方は基本的には同じ。
私の関わる仕事では法律上保管期間が決められているような書類もないので、私の判断と部長の判断のみです。

1番手前の棚

真ん中の棚にあったファイル(よく使うもの)を移動したり、
1番下の段に入ってた引き出しを棚板をずらして上にあげたり。
1番使いやすい場所にめったに使わないものが入っていたのです。
あー、もったいない。
棚板を動かすのも結構な重労働なため、つい後回しにしていました。

1段目

空のファイルです。
奥行きが結構ある棚なので、新品は後ろにしまって、手前はラベルを貼り替えて再利用するものを置きました。

2段目

奥に模造紙。
たまに研修で使うものです。
手前に資料運ぶ時に使うバッグとか、ちっちゃなホワイトボードとか。

3段目

研修で使うペンや付箋、毎回持っていく文房具とかを引き出しに。
引き出しの横に名札のボックス。

4段目

今年度の研修ごとのファイル。

5段目

1番下は過去やっていて今はなくなった研修の資料と前年度・前々年度の資料。
一応これは保管しておきたいらしいです。

通常の研修に関わるものは全てこの棚にまとめました。

書類の収納

家庭でも紙もの、書類って結構ありますよね。
保管するものはきちんとファイリングしておくことも必要。

短期間の間に処理をしなくちゃいけないものは逆にしまいこんでしまうと忘れてしまいます。

家庭の場合、私のおすすめは必要な期間、期限ごとにまとめること。
短期間のものはクリアファイルで十分です。

 

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